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Kurz gesagt
Eine Kündigung, die nur per Fax, E-Mail oder eingescannter Unterschrift zugeht, ist formunwirksam – unabhängig davon, ob der Inhalt sonst zutreffend wäre. Das gilt für Arbeitgeber ebenso wie für Arbeitnehmer.
Hintergrund
§ 623 BGB verlangt für Kündigungen im Arbeitsverhältnis zwingend die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift. Das Gesetz schließt dabei ausdrücklich auch die elektronische Form aus – eine qualifizierte elektronische Signatur reicht bei Kündigungen also gerade nicht aus, obwohl sie in vielen anderen Rechtsbereichen der Schriftform gleichgestellt ist. Diese Strenge ist bewusst gewählt: Kündigungen sollen wegen ihrer Tragweite nicht „mal eben“ per Messenger oder E-Mail ausgesprochen werden können.
Was konkret unter das Formerfordernis fällt
Ausreichend ist ein Originaldokument mit eigenhändiger Unterschrift, das dem Empfänger im Original zugeht – persönlich übergeben, per Post oder durch Boten. Nicht ausreichend sind: eine eingescannte oder fotografierte Unterschrift per E-Mail oder WhatsApp, eine Kündigung per Fax (hier geht dem Empfänger nur eine Kopie, kein Original zu), eine mündliche Kündigung sowie – trotz technischer Sicherheit – eine qualifizierte elektronische Signatur. Selbst wenn beide Seiten sich über den Inhalt einig sind, ändert das an der Formunwirksamkeit nichts.
Rechtliche Einordnung
Verstöße gegen das Schriftformerfordernis führen nach § 125 BGB zur Nichtigkeit der Kündigung – sie entfaltet dann keinerlei Wirkung, das Arbeitsverhältnis besteht rechtlich unverändert fort. Wichtig: Diese Nichtigkeit muss nicht gerichtlich innerhalb der Drei-Wochen-Frist des § 4 KSchG geltend gemacht werden, wenn überhaupt keine dem Gesetz genügende schriftliche Kündigung vorliegt – nach häufig vertretener Auffassung greift die Klagefrist nämlich nur bei einer formgerecht erklärten Kündigung. In der Praxis ist es wegen der Rechtsunsicherheit trotzdem ratsam, vorsorglich fristgerecht zu reagieren, statt sich allein auf den Formfehler zu verlassen.
Handlungsempfehlung
Prüfen Sie bei jeder erhaltenen Kündigung zuerst die Form, bevor Sie sich mit dem Inhalt auseinandersetzen – ein Formfehler kann die gesamte Kündigung hinfällig machen. Bewahren Sie den Original-Umschlag und das Original-Dokument auf, um im Zweifel Zustellungsart und -zeitpunkt nachweisen zu können. Arbeitgeber sollten umgekehrt sicherstellen, dass Kündigungen ausschließlich im Original mit eigenhändiger Unterschrift versandt werden – ein vermeidbarer Formfehler kann ein ansonsten berechtigtes Kündigungsanliegen komplett scheitern lassen.
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